Umfassender Datenschutz bei Consultingprojekten

• Kundenprofil: Management, Technologie und Beratungsdienst-leistungen im Bereich Unternehmensfinanzierung; 340 Beschäftigte
  
• Zielsetzungen: Sichere Kommunikation bei vertraulichen Projekten
  
• Lösung: PGP Universal Gateway Email
  
• Bereitstellung: Termingerecht und unter Wahrung des Budgets; durch PGP-Vertriebspartner
  
• Vorteile: Erfüllung der kundenspezifischen Sicherheitsanforderungen

Helbling nutzt PGP®-Technologie zur sicheren E-Mail-Kommunikation mit Kunden.

Die Helbling Gruppe ist das führende Beratungsunternehmen in der Schweiz für Management, Technologie und Unternehmensfinanzierung. Das Unternehmen erzielte im Jahr 2006 Einnahmen in Höhe von 76,1 Millionen Schweizer Franken (47,3 Millionen Euro). Die 340 Beschäftigten des Unternehmens unterstützen multinationale Firmen in der Schweiz und Deutschland (zum Beispiel Audi, Logitech und Nestlé) bei Vorhaben zur Innovation, Wachstumssteigerung und Rentabilitätserhöhung. Der Helbling-Teilbereich „Unternehmensfinanzierung“ berät Kunden bei Fusionen und Übernahmen.

Die Aufgabe

Helbling suchte ein System, das beim Versenden elektronischer Nachrichten den Schutz von Kundendaten absolut zuverlässig sicherstellen kann – besonders bei Projekten, die im Rampenlicht der Öffentlichkeit stehen. Bei den meisten Kunden von Helbling ist die absolute Geheimhaltung von technischen Neuentwicklungen und Übernahmeplänen eine unabdingbare Notwendigkeit. Diese Kunden verschlüsseln alle internen projektrelevanten E-Mails und erwarten, dass diese Daten auch dann geschützt bleiben, wenn sie an Helbling gesendet werden.

Christoph Rothlin, Leiter Informatik bei Helbling, durchkämmte den Markt nach geeigneten Lösungen. Nach anfänglicher Sichtung schrumpfte seine Kandidatenliste auf zwei Unternehmen zusammen: Die PGP Corporation und ein Anbieter aus der Schweiz. Auf die Frage, wie er auf die PGP®-Verschlüsselung gekommen ist, antwortet er sichtlich amüsiert: „Ich wäre in meinem Job wirklich fehl am Platz, wenn ich noch nie etwas von PGP®-Produkten gehört hätte.“

Die Lösung

Rothlin entschied sich für PGP Universal Gateway Email, da für diese Lösung keine zusätzliche Software auf Desktop-Computern installiert werden muss. E-Mail-Verschlüsselung spielt im Sicherheitskonzept von Helbling eine derartig zentrale Rolle, dass Rothlin für alle Anwender Lizenzen für PGP Universal Gateway Email erwarb. Diese Lösung hatte ihm auch deswegen am meisten zugesagt, weil sie so leicht zu verwalten ist. „Wir wollten eine E-Mail-Verschlüssel-ung, die im Hintergrund abläuft, ohne dass man sie bemerkt. Außerdem verfügt PGP Universal Gateway Email über eine sehr leicht zu bedienende web-basierte Benutzeroberfläche. Auch wenn wir uns einmal monatelang nicht mit dem System beschäftigt hatten, kamen wir sofort wieder spielend mit den Funktionen zur Systemverwaltung zurecht. Das Konkurrenzprodukt machte auf uns dagegen einen komplizierteren Eindruck.“

Ausbaufähige Lösung. Zusammen mit PGP Universal Gateway Email wurde bei Helbling erfolgreich die PGP® Encryption Platform implementiert. Die PGP Encryption Platform bildet die gemeinsame Infrastruktur für alle PGP-Anwendungen und ermöglicht die umfassende Richtlinienumsetzung, Schlüsselverwaltung, Wiederherstellung und Berichterstellung. Mit jeder weiteren bereitgestellten PGP-Lösung erweitert sich der Funktionsumfang dieser gemeinsamen Infrastruktur. Gegenüber Insellösungen bedeutet dies geringere Betriebskosten und schnellere Implementierung.

Starke Präsenz in der Region. Nicht nur der Umstand, dass die PGP-Technologie bereits jetzt alle Bausteine für zukünftige Anforderungen bereithält, sondern auch der hervorragende Ruf der PGP Corporation waren bei Rothlins Entscheidung Ausschlag gebend. „Die PGP Corporation und ihre Vertriebs-partner sind flexibel und kompetent“, lobt Rothlin. Wenn bei den zahlreichen Treffen mit PGP-Vertretern oder dem Vertriebspartner Fragen auftraten, wurden diese jedesmal noch am gleichen Tag geklärt. „Die starke PGP-Präsenz in deutschsprachigen Ländern hat entscheidend zum Erfolg des Projekts beigetragen“, ergänzt Rothlin.

Die Ergebnisse

Die Implementierung wurde termingerecht und unter Einhaltung vorgesehenen Budgets erfolgreich abgeschlossen. „Wir haben zur Durchführung des Projekts einschließlich aller Arbeitsbesprechungen, Hardwarebestellungen und Installa-tionsarbeiten weniger als 142 Stunden benötigt“, berichtet Rothlin. „Der monatliche Wartungsaufwand ist kaum der Rede wert.“ Obwohl der Zeitaufwand für die Verwaltung des E-Mail-Servers äußerst gering ist, bildete das Unternehmen drei IT-Administratoren zu Spezialisten für PGP Universal Gateway Email aus, um die Kontinuität der Geschäftstätigkeiten sicherzustellen.

Flexible Lösung. Da PGP Universal Gateway Email beide der führenden Sicherheitsstandards für Messaging, OpenPGP und S/MIME unterstützt, können die Mitarbeiter bei Helbling sicher mit jedem Empfänger kommunizieren, der standardkonforme E-Mail-Verschlüsselung nutzt. Auch Adressaten, die keine Verschlüsselungssoftware verwenden, können dennoch gesicherte E-Mails empfangen und versenden. Dazu brauchen sie nur mit ihrem Internetbrowser die PGP Universal™ Web Messenger-Website von Helbling zu besuchen.

Mit PGP Universal™ Satellite, der alternativen Variante von PGP Universal Web Messenger, gestaltet sich das sichere Messaging noch einfacher, da mit dieser Software externe Empfänger E-Mails direkt in ihrem Posteingangsordner empfangen können, ohne dazu eine Website aufsuchen zu müssen. In einem Fall hat sich ein Mitglied der Firmenleitung eines Kundenunternehmens bereits für diese Satellite-Lösung entschieden, da mit ihr alle an Helbling gesendeten Nachrichten ebenfalls automatisch verschlüsselt werden. „Kein anderes der von uns in Betracht gezogenen Produkte verfügte über eine derartige Funktion“, erklärt Rothlin.

Leicht zu bedienen. Nach der Inbetriebnahme von PGP Universal Gateway Email lud Rothlin alle Mitarbeiter zu Lunch-Workshops ein. Die Anwenderschulung verlief denkbar kurz: PGP Universal Gateway Email verschlüsselt automatisch E-Mails an bestimmte Geschäftspartner von Helbling. Wenn ein Mitarbeiter E-Mails an andere Empfänger verschlüsseln möchte, bracht er diese E-Mail nur als „Vertraulich“ zu kennzeichnen oder das Zeichen „@“ zur Betreffzeile hinzuzufügen. „PGP Universal Gateway Email ist so einfach zu bedienen, dass es jeder auf Anhieb verstanden hat“, berichtet Rothlin.

Niedrige Betriebskosten. Das System erleichtert auch die Arbeit der IT-Administratoren. Wenn ein neuer Mitarbeiter bei Helbling anfängt, wird er vom IT-Personal einfach als Anwender zu Microsoft Windows Active Directory® hinzugefügt. Da PGP Universal Gateway Email den Verzeichnisdienst abfragen kann, fügt es den neuen Benutzer automatisch zu seiner Datenbank hinzu. Durch diese Automatisierung täglicher Routinearbeiten sparen Unternehmen bares Geld.

Helbling hat sein Rechenzentrum ausgelagert und verwaltet PGP Universal Gateway Email über eine Webschnittstelle. Die redundant auf hohe Verfügbarkeit ausgelegte Serverhardware verfügt über Kapazitätsreserven, die die aktuelle Auslastung um ein Mehrfaches übersteigen. „PGP Universal Gateway Email verfügt über eine hervorragende Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit. Wir müssen unsere Hardware mehrere Jahre lang nicht aufrüsten“, freut sich Rothlin.

Zusammenfassung

Rothlin ist überzeugt, mit PGP-Verschlüsselung die richtige Wahl getroffen zu haben. „Ich habe von allen Seiten nur positives Feedback erhalten – von unseren IT-Mitarbeitern, den Anwendern und unseren Geschäftspartnern“, betont Rothlin. „Der Erfolg des Projekts beruhte ganz wesentlich auf dem dringenden Wunsch unserer Geschäftseinheiten, E-Mail-Verschlüsselung einzuführen.“

Reduziertes Risiko. E-Mail-Verschlüsselung mit PGP Universal Gateway Email ist ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements bei Helbling. „E-Mail-Verschlüsselung ist wie eine Versicherung“, erläutert Rothlin. „Auch wenn sich das genaue Risiko nicht vorausberechnen lässt, sind die potentiellen Kosten einer Sicherheitsverletzung zu hoch, um auf die Verschlüsselung von E-Mails zu verzichten.“

Qualitätsimage. Abgesehen von der Bedeutung für das interne Risikomanagement trägt das Projekt eindeutig zum positiven Image von Helbling bei seinen Kunden bei. „Dass wir in der Lage sind, E-Mail-Sicherheit zu gewährleisten, überzeugt unsere Kunden eindeutig von der Qualität unserer Dienstleistungen“, führt Rothlin aus.

Über die PGP Encryption Platform. Die PGP Encryption Platform verringert die Komplexität beim Schutz von Unternehmensdaten, da sie es Unternehmen ermöglicht, Verschlüsselungsanwendungen kostengünstig über eine einheitliche Verwaltungskonsole bereitzustellen und zu verwalten. Da die PGP Encryption Platform bereits zusammen mit der ersten Verschlüsselungsanwendung bereitgestellt wird, braucht keine gesonderte oder zusätzliche Infrastruktur installiert werden, wenn das Unternehmen weitere Verschlüsselungsanwendung benötigt. Die PGP Encryption Platform unterstützt ein sehr breites Spektrum integrierter Anwendungen zum Sichern von E-Mail, Laptops, Desktop-Computern, Instant Messaging (IM), PDAs, Netzwerkspeicherung, FTP, zur Übertragung großer Datenmengen und für Backups.